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7 claves para saber si la externalización puede beneficiar a tu empresa

Una estrategia empresarial que aporta claras ventajas competitivas.

La crisis económica ha convertido a la externalización en una herramienta de gestión clave para las empresas. En este entorno cada vez más globalizado y competitivo, las compañías buscan soluciones rentables y de calidad para poder sobrevivir y progresar.

Se entiende por externalización la delegación de una parte del proceso de negocio de una empresa a una compañía externa, especialista en el servicio. La externalización es una estrategia empresarial que aporta a las empresas claras ventajas competitivas.

¿Sabes si la externalización puede beneficiar a tu empresa? Detallamos 7 claves para que puedas valorar si esta herramienta de gestión puede aportar rentabilidad a tu negocio:

1. ¿En qué actividades debería focalizarme?

Si decides contratar los servicios de un proveedor externo para que se responsabilice del cumplimiento de ciertas funciones de tu empresa, antes que nada, deberás evaluar cuáles desarrollar internamente y cuáles encomendar.

No todos los procesos de negocio se pueden externalizar. Si tu objetivo es optimizar y desarrollar correctamente tu actividad, no puedes delegar aquellas funciones que son imprescindibles para tu organización. Precisamente, la externalización es una solución para aquellas empresas que buscan aumentar su rendimiento y calidad, pero no disponen de suficientes recursos para gestionar de manera eficiente todas sus actividades.

Esta herramienta te permitirá delegar tus funciones auxiliares a terceros especializados y disponer de todos los recursos internos para las actividades principales de tu empresa.

2. ¿Quiero ser excelente en todas mis actividades empresariales?

Si las empresas quieren sobrevivir y crecer en este mercado actual, deberán focalizar todo su tiempo y esfuerzo en aquellas tareas que las diferencian y les aportan un valor añadido.

Es por esta razón que, en los últimos años, cada vez más empresas están recurriendo a la externalización para mejorar sus procesos y lograr ser más competitivas.

Esta herramienta de gestión te permitirá obtener una mayor eficiencia en tus áreas estratégicas, disponer de soluciones innovadoras sin tener que hacer grandes inversiones y ofrecer servicios de mayor calidad a tus clientes.

3. ¿Tengo los procesos bien definidos y controlados?

Antes de decidirte y contratar un tercero, te recomendamos definir previamente las actividades y funciones de negocio que quieras externalizar.

De esta manera, una vez implementado el servicio, podrás mantener un seguimiento adecuado de tus tareas y no perder el control de los resultados en ningún punto del proceso.

Cuando el proveedor te informe periódicamente del estado del proyecto (trabajos realizados, objetivos cumplidos y fechas marcadas), podrás percibir rápidamente si el servicio se está desarrollando adecuadamente y si se están cumpliendo todos los objetivos y criterios que has establecido anteriormente en el acuerdo.

4. ¿Tengo personal especializado para cada proceso?

Ante la creciente complejidad y competencia del mercado, cada vez es más habitual la demanda de profesionales cualificados en todos los sectores y ramas.

Para las empresas esta especialización es muy importante, puesto que, si quieren seguir siendo competitivas, es imprescindible que cuenten con personal bien formado y con amplia experiencia en el sector.

No obstante, para muchas, esta exigencia es un sobrecoste que no se pueden permitir. Por esta razón, al no disponer de las competencias necesarias, muchas de ellas se plantean contratar y confiar estas actividades a profesionales externos.

Esta agencia externa, especializada en el servicio, te proporcionará expertos cualificados y capacitados que aportarán calidad y eficiencia a tus procesos de negocio.

5. ¿Qué barreras puedo encontrar?

A la hora de decidir externalizar, puede que nos encontremos con barreras que nos impidan apostar por este modelo de gestión de procesos.

Dado que esta práctica supone la implantación de una serie de cambios estructurales en la empresa, es posible que, durante su planteamiento, broten dudas o nos tengamos que enfrentar a problemas de resistencia por parte de cargos que vean amenazados sus puestos y su control.

Ante esta incertidumbre y desconfianza, para las empresas de externalización es muy importante ofrecer siempre la máxima transparencia y confianza a sus clientes; se encargarán de analizar tus necesidades y de resolver cualquier reticencia que puedas tener.

6. ¿Qué me impide externalizar? ¿Tengo miedos?

Aunque cada vez más empresas están recurriendo a la externalización para dotarse de flexibilidad e incrementar su competitividad, muchas de ellas aún no se atreven a dar el paso definitivo. ¿A qué le temen?:

– Disminución de la calidad: la agencia externa asumirá los índices y requerimientos de calidad establecidos por el cliente.

– Pérdida del know-how: la empresa definirá los mecanismos de control adecuados sobre la gestión del proveedor.

– Conflictos laborales: para avanzar sin dificultades, se sentarán las bases para el entendimiento entre la empresa y los sindicatos.

– Mala ejecución del proceso: en el diseño del contrato, se definirá el esquema de coordinación entre ambas empresas, los objetivos a lograr y las herramientas de reporting y seguimiento.

– Pérdida del poder de decisión: las decisiones finales siempre quedarán en manos del cliente.

7. ¿Cómo encuentro el proveedor adecuado?

Al final, el éxito del outsourcing dependerá del proveedor que seleccionemos. A la hora de elegir, deberás confiar en una empresa externa de calidad; aquella que cuente con la experiencia, la formación y la capacidad adecuada para realizar el servicio.

Para lograr los resultados esperados y evitar la pérdida del know-how, deberás establecer siempre una relación estrecha y permanente, basada en la colaboración.

Para elegir el proveedor adecuado, puedes evaluar criterios como: su oferta económica, su fiabilidad e integridad, su imagen y experiencia, su flexibilidad, su control y seguimiento y/o su proximidad y cobertura geográfica.

Si estás interesado/a y quieres saber más sobre la externalización, contacta con nuestros profesionales.